En que cosiste gestión documental

La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de documentos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.

 3 importantes ventajas de la gestión documental

• Repositorio de documentos / archivos: Los sistemas de gestión documental sirven como repositorio central para todos los documentos importantes de la organización. De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir. La empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento.

• Mejor organización: Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos los documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar. Una búsqueda con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados en cuestión de segundos.

• Acceso a los documentos cuando son necesarios: Ya no es necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.

https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
PROGRAMA

El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que le permite al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN formular y documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación. Este instrumento archivístico establece la línea estratégica de los procesos de gestión documental a ser ejecutados y controlados en un período cuatrienal, para asegurar la integridad, disponibilidad, usabilidad, fiabilidad de los documentos como fuente de historia, registro de conocimiento y de hechos que dan soporte a la continuidad de las actividades misionales y obligaciones del AGN. Adicionalmente permite garantizar la articulación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la entidad, afianzando los modelos administrativos del estado para minimizar los esfuerzos y racionalizar los recursos.

 


https://atsgestion.net/empresa-gestion-documental/




El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.

gestión documental en la actualidad.
 


CONSEJOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Revisa la utilidad de los documentos:

Uno de los errores más comunes que se comenten al interior de una empresa, es la acumulación de información y de documentación que a la larga terminan siendo obsoletas. Es por esto que la revisión de los archivos y establecer prioridades de su correcto manejo, darán los pilares determinantes para una eficaz administración a lo largo del tiempo.

 Digitaliza lo necesario:

El actualizar los formatos de la documentación lleva consigo: liberación de espacio, trato adecuado de administradores y una eficiente gestión de archivos que coadyuva a la productividad de la empresa.

 Centraliza el contenido:

Para llevar a cabo un óptimhivo de documentos, es necesario establecer un espacio en donde se pueda regular el tratamiento de la información.

Por tal motivo, el uso de repositorios lleva a la unificación del proceso y brinda una opción de revisión confiable de los documentos.

 Clasifica los documentos:

El centro del éxito de la gestión documental está en su clasificación. El mantener un orden ascendente o descendente de la información ayuda a los usuarios a ahorrar tiempo en su búsqueda, haciendo que el proceso sea más eficiente.

Además, permite un entendimiento más a fondo de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.

 Haz uso de los metadatos:

La gestión por metadatos abre la puerta a la administración más allá de la información, creando espacios de estandarización de los archivos.

El papel de los metadatos es determinar la optimización de la gestión documental. Funcionan a partir de la descripción de los documentos, su contexto y usabilidad, todo de la mano con su organización o categorización. Esto agiliza su búsqueda o archivo, dependiendo el caso.

https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental