TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
PROGRAMA
El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que le permite al Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN formular y documentar a corto, mediano y largo
plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la
planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde
su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación y preservación.
Este instrumento archivístico establece la línea estratégica de los procesos de gestión documental a ser
ejecutados y controlados en un período cuatrienal, para asegurar la integridad, disponibilidad,
usabilidad, fiabilidad de los documentos como fuente de historia, registro de conocimiento y de hechos
que dan soporte a la continuidad de las actividades misionales y obligaciones del AGN. Adicionalmente
permite garantizar la articulación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la
entidad, afianzando los modelos administrativos del estado para minimizar los esfuerzos y racionalizar
los recursos.
https://atsgestion.net/empresa-gestion-documental/
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas.
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| gestión documental en la actualidad. CONSEJOS GESTIÓN DOCUMENTAL Revisa la utilidad de los documentos:
Uno de los errores más comunes que se comenten al interior de una empresa, es la acumulación de información y de documentación que a la larga terminan siendo obsoletas. Es por esto que la revisión de los archivos y establecer prioridades de su correcto manejo, darán los pilares determinantes para una eficaz administración a lo largo del tiempo.
Digitaliza lo necesario:
El actualizar los formatos de la documentación lleva consigo: liberación de espacio, trato adecuado de administradores y una eficiente gestión de archivos que coadyuva a la productividad de la empresa.
Centraliza el contenido:
Para llevar a cabo un óptimhivo de documentos, es necesario establecer un espacio en donde se pueda regular el tratamiento de la información.
Por tal motivo, el uso de repositorios lleva a la unificación del proceso y brinda una opción de revisión confiable de los documentos.
Clasifica los documentos:
El centro del éxito de la gestión documental está en su clasificación. El mantener un orden ascendente o descendente de la información ayuda a los usuarios a ahorrar tiempo en su búsqueda, haciendo que el proceso sea más eficiente.
Además, permite un entendimiento más a fondo de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.
Haz uso de los metadatos:
La gestión por metadatos abre la puerta a la administración más allá de la información, creando espacios de estandarización de los archivos.
El papel de los metadatos es determinar la optimización de la gestión documental. Funcionan a partir de la descripción de los documentos, su contexto y usabilidad, todo de la mano con su organización o categorización. Esto agiliza su búsqueda o archivo, dependiendo el caso.
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